Klargøring af medarbejderdata til filimport

Hvordan forbereder jeg mine medarbejderdata til at blive importeret til CleanManager?

Har du opsat din konto til at importere medarbejderdata med filimport, så kan du her i artiklen lære at forberede dine medarbejderdata til import i et CleanManager format.

Hvis du er lidt i tvivl om hvad en filimport er og hvordan det fungerer, så kan du tage et kig på denne artikel: Hvordan fungerer en filimport fra Excel?

Læs mere her i artiklen om hvilke medarbejderdata du kan importere og hvordan du sætter dit regneark op, og klargører det til import i CleanManager:

• Medarbejderdata som kan importeres

• Klargøring af fil til import

---

Medarbejderdata som kan importeres 

I tabellen kan du i kolonnen Kolonnenavn se det data du kan importere
(f.eks. Medarbejdernr.).

I kolonnen Dataformat kan du se hvilken formattering du kan anvende når du indsætter dine medarbejderdata: 
(f.eks. Bogstaver og tal (min. 1 tegn, maks. 10 tegn)).

I kolonnen Eksempel kan du se et eksempel på den data som du kan indsætte: (f.eks. 100).

Kolonnenavn	Dataformat	Eksempel
Medarbejdernr.	Bogstaver og tal (min. 1 tegn, maks. 10 tegn)	100
Lønnummer	tal og bogstaver	123456789
Navn	Alle tegn, min. 1, maks. 100 tegn	Hans Hansen
Adresse	Alle tegn, maks. 100 tegn	Bygaden 10
Postnr.	Alle tegn, maks. 10 tegn	5000
By	Alle tegn, min. 1, maks. 30 tegn	Odense C
Land	To bogstaver	DK
CPR	Tal, 8 tegn	12345678
Reg. nr.	Tal, maks. 4 tegn	1000
Kontonr.	Tal, maks. 15 tegn	00012345
Telefon landekode	+ tegn og tal, + tegn kan udelades	+45
Telefonnr.	Tal, evt. inkl. landekode (f.eks. +45)	12345678
Arbejdstelefon landekode	+ tegn og tal, + tegn kan udelades	+45
Arbejdsfelefonnr.	Tal, evt. inkl. landekode (f.eks. +45)	87654321
E-mail	En gyldig e-mail-adresse	[e-mail]
Ansat siden	Dato i format dd/mm/åååå (eller dato celle format i excel)	01/01/2020
Ansat indtil	Dato i format dd/mm/åååå (eller dato celle format i excel)	01/01/2020
Aktiv	Ja eller Nej	Ja

OBS:

Kolonnen Aktiv er baseret på om medarbejderen skal være aktiv i forbindelse med din synkronisering. Vælges nej, vil medarbejderen ikke blive importeret.

Foretages en eksport af medarbejderdata fra systemet inkluderes disse kolonner også:

Jobtitel	Jobtitel	Servicemedarbejder
Gruppe	Medarbejdergruppe	Gruppe 1
Oprettet	Medarbejderens oprettelsesdato i CleanManager	01-01-2020

---

Klargøring af fil til import

Du kan bruge dine egne excel-filer, som du bruger til at have data omkring dine medarbejdere, eller du kan anvende vores skabeloner til at opsætte dine data i inden du begynder din import af medarbejdere.

Dine egne filer skal modificeres til at have de samme kolonnenavne og værdier i rækkerne som du kan se i tabellen i afsnittet Medarbejderdata som kan importeres.

Rækkefølgen af dine kolonner påvirker ikke din import, men det er vigtigt at kolonnenavnene er skrevet korrekt, det er også gældende for store bogstaver, ellers vil du få fejl i forbindelse med din import.  

Regneark-skabeloner:

Her kan du downloade vores skabeloner som du kan anvende til at opsætte dine medarbejderdata, og efterfølgende gemme og anvende til din import:

XLSX-Format

CSV-Format

Eksempel: 

Her er et eksempel på hvad filerne indeholder når du downloader dem:

Her har vi tilpasset tabellen med et par nye medarbejdere som vi vil inkludere i forbindelse med en import:

OBS:

Excel og andre regneprogrammer vil trunkere lange numre.

Det vil sige at de bliver omskrevet til f.eks. 1.235E+09.

For at ændre dette inden man gemmer sin CSV fil, skal man formatere cellerne.

Vælg de nødvendige celler, højreclick på dem og vælg Formater celler.

Herefter kan man vælge kategorien brugerdefineret, og opsætte typen til at inkludere den nødvendige mængde af 0'er (i dette tilfælde 10) for at nummereringerne bliver overført korrekt i forbindelse med eksporten af talrækken. 

Regneprogrammer vil også gerne ændre Datoer.

For at sikre at datoerne kan importeres korrekt ved hjælp af CSV filer, skal disse formateres korrekt.

Vælg de nødvendige celler, højreclick på dem og vælg Formater celler.

Herefter kan man vælge kategorien brugerdefineret (custom), og opsætte typen til at blive formateret til yyyy-mm-dd herved bliver en dato f.eks. omskrevet til 2020-01-20 så den kan importeres. 

Når du har klargjort dit regneark og eksporteret det i xlsx eller csv format, kan du begynde din synkroniseringsproces.

---

Du kan nu importere og synkronisere dine medarbejderdata:

Medarbejdersynkronisering

Du kan også læse mere om hvordan synkronisering fungerer her:

Hvordan fungerer synkronisering?