Klargøring af kundedata til filimport

Hvordan forbereder jeg mine kundedata til at blive importeret til CleanManager?

Har du opsat din konto til at importere kundedata med filimport, så kan du her i artiklen lære at forberede dine kundedata til import i et CleanManager format.

Hvis du er lidt i tvivl om hvad en filimport er og hvordan det fungerer, så kan du tage et kig på denne artikel: Hvordan fungerer en filimport fra Excel?

Læs mere her i artiklen om hvilke kundedata du kan importere og hvordan du sætter dit regneark op, og klargører det til import i CleanManager:

• Kundedata som kan importeres

• Klargøring af fil til import

OBS:

Du kan importere kunder og deres virksomhedsinformationer, inklusiv virksomhedens faktureringsadresse, som der også kan planlægges arbejde for.

Hvis kunden har flere underlokationer tilknyttet, kan du ikke importere disse ekstra lokationer selv, i forbindelse med din import.
De skal oprettes manuelt efter at du har importeret din kunde, eller du kan kontakte supporten på: [e-mail] 

Vi vil herefter følge op på jeres henvendelse og vi hjælper med en fuld kundeimport inklusiv underlokationer.
- Vedlæg en fuld beskrivelse af facetterne om jeres kundeimport i e-mailen. 
- Og del jeres data med os i CleanManager ved at bruge filudvekslingen. For mere information læs: Filudveksling

---

Kundedata som kan importeres 

I tabellen kan du i kolonnen Kolonnenavn se det data du kan importere (f.eks. Kundenr.).

I kolonnen Dataformat kan du se hvilken formattering du skal anvende når du indsætter dine kundedata (f.eks. Bogstaver og tal (min. 1 tegn, maks. 10 tegn)).

I kolonnen Eksempel kan du se et eksempel på den data som du kan indsætte
(f.eks. 100).

Kolonnenavn	Dataformat	Eksempel
Kundenr.	Bogstaver og tal (min. 1 tegn, maks. 10 tegn)	100
Debitornr. (fakturering)	Kundens debitor nummer	123456789
Kundenavn	Alle tegn, min. 1, maks. 100 tegn	Butikken A/S
Adresse	Alle tegn, maks. 100 tegn	Bygaden 10
Postnr.	Alle tegn, maks. 10 tegn	5000
By	Alle tegn, min. 1, maks. 30 tegn	Odense C
Land	To bogstaver	DK
CVR-nr.	Tal, 8 tegn	12345678
EAN-nr.	Tal, 13 tegn	8765432198745
Telefon landekode	+ tegn og tal, + tegn kan udelades	+45
Telefonnr.	Tal	12345678
E-mail	En gyldig e-mail-adresse	[e-mail]
Hjemmeside	En gyldig hjemmeside	www.example.com
Kontaktperson	Alle tegn, min. 1, maks. 100 tegn	Hans Hansen
Kontaktperson, telefon landekode	+ tegn og tal, + tegn kan udelades	+45
Kontaktperson, telefonnr.	Tal	87654321
Kontaktperson, mobil landekode	+ tegn og tal, + tegn kan udelades	+45
Kontaktperson, mobilnr.	Tal	12345678
Kontaktperson e-mail	En gyldig e-mail-adresse	[e-mail]
Aktiv	Ja eller Nej	Ja

OBS:

Kolonnen Aktiv er baseret på om kunden skal være aktiv i forbindelse med din synkronisering. Vælges nej, vil kunden ikke blive importeret.

 

Foretages en eksport af kundedata fra systemet inkluderes disse kolonner også:

Kundetype	Privat / Erhverv	Privat
Område	Danmark	Danmark
Oprettet	Kundens oprettelsesdato i CleanManager	01-01-2020
Aktive serviceaftaler	Mængden af aktive serviceaftaler på den enkelte kunde	2

---

Klargøring af fil til import

Du kan bruge dine egne excel-filer, som du bruger til at have data omkring dine kunder, eller du kan anvende vores skabeloner til at opsætte dine data i inden du begynder din import af kunder.

Dine egne filer skal modificeres til at have de samme kolonnenavne og værdier i rækkerne som du kan se i tabellen i afsnittet Kundedata som kan importeres.

Rækkefølgen af dine kolonner påvirker ikke din import, men det er vigtigt at kolonnenavnene er skrevet korrekt, det er også gældende for store bogstaver, ellers vil du få fejl i forbindelse med din import.

Regneark-skabeloner:

Her kan du downloade vores skabeloner som du kan anvende til at opsætte dine kundedata, og efterfølgende gemme og anvende til din import:

XLSX-Format

CSV-Format

Eksempel: 

Her er et eksempel på hvad filerne indeholder når du downloader dem:

Her har vi tilpasset tabellen med et flere nye kunder som vi vil inkludere i forbindelse med en import:

OBS til CSV filer:

Excel og andre regneprogrammer vil trunkere lange numre.

Det vil sige at de bliver omskrevet til f.eks. 1.235E+09.

For at ændre dette inden man gemmer sin CSV fil, skal man formatere cellerne.

Vælg de nødvendige celler, højreclick på dem og vælg Formater celler.

Herefter kan man vælge kategorien brugerdefineret, og opsætte typen til at inkludere den nødvendige mængde af 0'er/tal (i dette tilfælde 13) for at tallene bliver overført korrekt i forbindelse med eksporten. 

 

Når du har klargjort dit regneark og eksporteret det i xlsx eller csv format, kan du begynde din synkroniseringsproces.

---

Du kan nu importere og synkronisere dine kundedata:

Kundesynkronisering

Du kan også læse mere om hvordan synkronisering fungerer her:

Hvordan fungerer synkronisering?