Medarbejdersynkronisering

Hvordan importerer og synkroniserer jeg medarbejdere fra filer og lønsystemer?

Når en fil er blevet klargjort med de nødvendige medarbejderdata, fra enten et lønsystem eller fra et regneark, kan den indlæses i CleanManager. 

OBS:

Har du ikke klargjort din data eller oprettet en integreret forbindelse til et lønsystem, kan du følge opsætningsvejledningerne i kategorien Integrationer.

INFO:

Som administrator kan du synkronisere dit medarbejderkartotek ved enten en filimport eller en integreret forbindelse til ProLøn/DataLøn. 

Du kan nu begynde at importere dine medarbejdere i en synkroniseret proces:

• Start synkronisering af medarbejdere

• Importer medarbejderdata (kun for filimport)

• Oprettelse af medarbejder / partner

• Oprettelse af alle medarbejdere / partnere

• Vælg partner for en medarbejder

• Synkroniseringskonflikter / Tilretning af medarbejderdata

• Deaktivering af synkronisering for medarbejdere

---

Start synkronisering af medarbejdere

	I menuen, tryk på Medarbejdere > Medarbejderkartotek
	Tryk herefter på knappen Synkronisering  Der åbnes nu et nyt vindue, hvor du kan begynde at importere/synkronisere dine data.
OBS: Kan du ikke klikke på knappen Synkronisering? Det betyder, at du ikke har opsat din medarbejdersynkronisering. Gå til kategorien Integrationer for at vælge en opsætningsvejledning til det system du vil integrere og synkronisere data med.

---

Importer medarbejderdata (kun for filimport)

INFO:

Hvis du bruger ProLøn/DataLøn API integrationen skal du ikke importere filer, og du kan springe Importer medarbejder delen over og gå direkte til din synkronisering af dine data.

Hvis du skal synkronisere dine medarbejdere med en filimport, skal du først vælge en fil og en filtype fra det lønsystem du skal synkronisere fra.

	Tryk på Vælg en fil og vælg den fil med medarbejderdata som skal synkroniseres
	Du kan også trække din fil ind i vinduet og slippe den i den røde boks
	Tryk på dropdown knappen for at vælge hvilken filtype du importerer
	Har du eksporteret dine medarbejderdata fra f.eks. Danløn, så er din filtype: Danløn
	Tryk på knappen Indsend for at importere dine filer
	Du kan nu begynde at synkronisere dine medarbejderdata

---

Oprettelse af medarbejder / partner

Eksisterer en medarbejder kun i den importerede fil, så kan du oprette medarbejderen som partner i CleanManager. Medarbejderens data bliver derved importeret.

	Tryk på Opret partner for at oprette medarbejderen i CleanManager
INFO: Med Dataløn/ProLøn får du også mere ud af systemet. Vi har programmeret en forbindelse til deres systemer, som gør at medarbejdernes data automatisk bliver opdateret til CleanManager når de er synkroniseret.
	Opret medarbejderen med et medarbejdernummer i CleanManager
	Afslut ved at trykke på Indsend
OBS: I de fleste tilfælde vil man bibeholde det samme medarbejdernummer som man har opsat i det system man importerer fra/til.
	Medarbejderen bliver nu oprettet i det modsatte system og samtidig bliver synkroniseringsforbindelsen oprettet
OBS: Hvis du ikke kan se de nyligt importerede medarbejdere, så opdater/genindlæs siden for dit medarbejderkartotek for at se dine nye medarbejderdata i CleanManager. Opstår der konflikter i synkroniseringen, så se afsnittet:  Tilretning af medarbejderdata / Synkroniseringskonflikter

---

Oprettelse af alle medarbejdere / partnere

Når du begynder at bruge CleanManager, så kan du f.eks. importere alle dine medarbejdere på en gang fra den samme fil, så det hele går lidt hurtigere. 

	Tryk på knappen Opret partnere for at oprette alle medarbejdere i det modsatte system
	Angiv medarbejdernumre, eller importer medarbejderne med de eksisterende medarbejdernumre
	Tryk på Indsend for at godkende synkroniseringen af medarbejderne
	Medarbejderne er nu oprettet og synkroniseringen er etableret

OBS:

Hvis du ikke kan se dine nyligt importerede medarbejdere, så opdater/genindlæs siden for dit medarbejderkartotek for at se dine nye medarbejderdata i CleanManager.

Opstår der konflikter i synkroniseringen, så se afsnittet: 
Tilretning af medarbejderdata / Synkroniseringskonflikter

---

Vælg partner for en medarbejder

Brug funktionen vælg partner hvis du har en medarbejder som eksisterer både i CleanManager og i din importerede fil / lønsystem. 

	Tryk på forbindelsesledet Vælg partner ved f.eks. en medarbejder i CleanManager
	Tryk nu på knappen Vælg som partner ved den tilsvarende medarbejder fra din fil
	Synkroniseringen er nu oprettet

 

OBS:

Opstår der konflikter i synkroniseringen, på baggrund af forskellig data, så se afsnittet: 
Tilretning af medarbejderdata / Synkroniseringskonflikter

 

---

Synkroniseringskonflikter / Tilretning af medarbejderdata

Konflikter opstår når f.eks. medarbejdere bliver parret op, og deres data ikke stemmer overens. Denne konflikt skal der tages stilling til, for at den korrekte data bliver gemt. I visse tilfælde skal du løse konflikten med det samme, andre gange kan de opstå på baggrund af dataændringer i systemerne, og du vil få en melding om konflikterne. 

	Tryk på Løs konflikt
	Løs konflikterne for de data som ikke stemmer overens mellem de to systemer
	Tryk på den data du vil gemme, så den bliver blå.
	Afslut ved at trykke på Indsend
	Synkroniseringen er nu oprettet
	Når forbindelsen er oprettet bliver medarbejderen flyttet ned i listen Synkroniseret
	(Du kan altid stoppe synkroniseringen igen, og efterfølgende forbinde dem igen)

---

Deaktivering af synkronisering for medarbejdere

Hvis en medarbejder kun skal eksistere i dit lønsystem, eller du ikke ønsker at importere medarbejderen, kan medarbejderen ekskluderes fra at være synkroniseret.

	Tryk på knappen Ingen synkronisering
	Medarbejderen har nu synkronisering deaktiveret