Hvordan kan vi let få CPR-numre ind i en separat kolonne i Excel til vores kommunekunder?
Flere og flere kommuner efterspørger efterhånden, at CPR-nummeret fra den person, som der er blevet gjort rent hos, fremgår på en separat kolonne i et Excel-ark, når dette sendes over til dem. Af den grund har vi oprettet en Excel-skabelon, som hjælper jer med at skille CPR-nummeret fra varenavnet og tilføje det i en separat kolonne.
I denne artikel vil vi forklare de muligheder, I har med Excel-skabelonen: Til opdeling af CPR-numre
Du kan downloade Excel-skabelonen lige her: Download Excel-skabelonen her
Læs mere i denne artikel om hvordan du skiller CPR-nummeret fra varenavnet i Excel (Macbook):
Før du starter
Det er vigtigt, at I opsætter navnet og CPR-nummeret korrekt i kundekartoteket, for at Excel-skabelonen skal kunne fungere korrekt. I indsætter de nødvendige informationer hos kundens underlokationer i feltet Navn på fakturaer. Navnene på underlokationerne skal have følgende format for, at formlen kan virke:
123456-0555 - Hans Hansen - 6100 Haderslev (I kan også tilføje gadenavnet og husnummeret ved behov).
|
OBS: Imellem CPR-nummeret og navnet må der hverken mangle et mellemrum eller være et mellemrum mere end vist i det ovenstående eksempel. Navnet kan sagtens være længere og bestå af flere mellemnavne. |
Læs mere i følgende artikel om, hvordan I kan oprette og redigere underlokationer her: Oprettelse af en underlokation
Derudover må titlen på jeres rengøringstyper ikke indeholde en bindestreg, da dette vil forårsage Excel-skabelonen til at fjerne teksten fra jeres varenavn.
Sådan eksporterer du faktureringsgrundlaget som CSV-fil
| Gå til Faktureringsgrundlag i menuen | |
|
|
|
| Vælg den korrekte Periode | |
|
|
|
| Gå til Sorter efter og sæt den til Kunde | |
|
|
|
| Vælg den relevante kunde i dropdown menuen Vis | |
|
|
|
| Klik på Opdater | |
| Klik nu på Eksporter data | |
| Undlad at krydse felterne Inkludér indhold på faktura og Inkluder statistik af, medmindre kunden har efterspurgt ekstra oplysninger | |
| Klik afslutningsvis på Eksport | |
Sådan overfører du CPR-numrene til en ny kolonne
| Åben Excel-skabelonen i Excel | ||
|
|
||
| Gå til fanebladet Indsæt kolonnen "Varenavn" her | ||
|
|
||
|
I B2 (lige under Varenavn) skal I kopiere alle linjerne fra kolonnen Varenavn over, der befinder sig i den fil, I eksporterede fra Faktureringsgrundlaget i afsnittet Sådan eksporterer du faktureringsgrundlaget som CSV-fil |
||
| Du kan kopiere data i Excel ved at markere den ønskede tekst, trykke på command + C på dit tastatur og derefter indsætte den i skabelonen ved at trykke på command + V | ||
|
||
|
|
||
| Skabelonen har nu opdelt CPR-Numrene i venstre kolonne og sat Varenavnet (uden CPR-nummeret) over i højre kolonne | ||
|
|
||
| Marker alt fra kolonne A - CPR-Nummer (bortset fra første linje hvor overskriften ligger) og kopier indholdet | ||
| Gå nu til arket Det endelige format | ||
| Højreklik i celle A2 og vælg Indsæt speciel > Værdier | ||
| Gå nu tilbage til Indsæt kolonnen "Varenavn" her | ||
|
Marker nu alt fra kolonne C - Korrekt varenavn (bortset fra første linje hvor overskriften ligger) og kopier indholdet |
||
|
Gå til arket Det endelige format |
||
|
Højreklik i celle B2 og vælg Indsæt speciel > Værdier |
||
| |
||
|
Indsæt til sidst indholdet fra kolonnerne Antal, Enhed, Pris pr. stk., Pris fra den fil, du har downloadet fra Faktureringsgrundlaget i afsnittet Sådan eksporterer du faktureringsgrundlaget som CSV-fil |
||
|
Slet nu arket Indsæt kolonnen "Varenavn" her ved at højreklikke på arket og derefter klikke på Slet |
||
| |
||
|
Afslut processen ved at klikke på Gem |
||
| |
||
|
INFO: Overvej eventuelt at ændre navnet på filen, før I sender den til kunden. |
Download Excel-skabelonen her
Klik på Til opdeling af CPR-numre.xlsx for at hente Excel-skabelonen ned på din computer. Du kan downloade filen så ofte, som du behøver det. Så eksperimenter gerne med brugen af skabelonen.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.