Wie importiere und synchronisiere ich Kunden zwischen CleanManager und anderen Systemen?
Kundendaten können auf zwei verschiedene Arten in der CleanManager übertragen werden: Indem Sie die erforderlichen Kundendaten als eine Datei in einer Tabellenkalkulation importieren (z.B. eine Excel-Tabelle), oder Sie im CleanManager eine Verbindung zu einem ERP-System errichten, indem sich Ihre Kundendaten bereits befinden.
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Voraussetzung |
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Um die Kunden zu synchronisieren, müssen Sie bereits eine Integration in CleanManager eingerichtet haben. Wenn Sie noch keine Verbindung zu einem integrierten ERP-System erstellt haben, können Sie die Installationsanweisungen für die entsprechende Integration in der Kategorie Integrationen folgen. |
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INFO: Als Administrator können Sie Ihre Kundendaten entweder mit Dateiimporten oder einer integrierten Verbindung zu einem ERP-System synchronisieren.
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Sie können nun damit beginnen, Ihre Kunden zu importieren:
Start der Kundensynchronisation
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Im Menü, klicken Sie auf Kunden > Kundendaten |
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Drücken Sie danach auf den Knopf Synchronisation Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie beginnen können, Ihre Daten zu importieren/synchronisieren. |
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Import der Kundendaten (nur für Dateiimporte)
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INFO: Nutzen Sie eine Integration zu einem ERP-System, überspringen Sie diesen Schritt und gehen Sie direkt zum Abschnitt: Kunden/Partner einzeln hinzufügen |
Wenn Sie Ihre Kunden mit einem Dateiimport synchronisieren wollen, müssen Sie zuerst eine Datei im CleanManager Format wählen.
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Klicken Sie auf Datei wählen und wählen Sie die Datei mit den Kundendaten, welche synchronisiert werden sollen |
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Sie können Ihre Datei auch in das Fenster ziehen und im roten Feld loslassen |
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Klicken Sie auf den Knopf Abschicken, um Ihre Daten zu importieren |
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Sie können nun mit dem Synchronisieren Ihre Kundendaten beginnen |
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Kunden/Partner einzeln hinzufügen
Existiert ein Kunde in einem der Systeme, CleanManager oder Ihr ERP-System, so können Sie diesen als sogenannten "Partner" im gegenüberliegenden System erstellen. Die Daten des Kunden werden somit importiert und der Kunde wird mit beiden Systemen verbunden. Dieser Prozess funktioniert in beide Richtungen.
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Klicken Sie auf Partner anlegen, um den Kunden im gegenüberliegenden System zu erstellen |
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Erstellen Sie einen Kunden mit einer Kundennummer in CleanManager und vollenden Sie den Vorgang, indem Sie auf Abschicken klicken. |
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Der Kunde wurde nun im gegenüberliegenden System hinzugefügt und eine Synchronisationsverbindung eingerichtet |
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Alle Kunden/Partner auf einmal hinzufügen
Wenn Sie beginnen, CleanManager zu benutzten, so können Sie z.B. alle Kunden auf einmal importieren, damit es ein bisschen schneller geht. Sie können auch Ihre Kundendaten von CleanManager in Ihr Finanzsystem exportieren.
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Klicken Sie auf den Knopf Partner anlegen, um alle Kunden im gegenüberliegenden System zu erstellen |
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Geben Sie eine Kundennummer an, oder importieren Sie die Kunden mit der existierenden Kundennummer |
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Klicken Sie auf Abschicken, um die Synchronisierung der Kunden zu bestätigen |
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Die Kunden sind nur eingerichtet und die Synchronisation ist etabliert |
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Hinweis: Wenn Sie die neu importierten Kunden im CleanManager nicht sehen können, aktualisieren Sie die Seite in Ihrer Kundenübersicht. Sollte dennoch ein Konflikt entstehen, lesen Sie bitte den Abschnitt: Synchronisationskonflikte/Korrektur von Kundendaten |
Bestehende Kunden miteinander verknüpfen
Existiert ein Kunde sowohl in CleanManager, als auch im gegenüberliegenden System, können die beiden als Partner gekoppelt werden.
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Klicken Sie auf die Verknüpfung Partner wählen z.B. bei einem Kunden in CleanManager |
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Drücken Sie danach bei dem ausgewählten Kunden auf den Knopf Partner wählen. |
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Die Synchronisation ist nun eingerichtet |
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Synchronisationskonflikte/Korrektur von Kundendaten
Wenn Kunden gepaart werden und deren Daten nicht übereinstimmen, kann es zu einem Konflikt kommen. Dieser Konflikt muss behoben werden, damit die Daten gespeichert werden können.
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Klicken Sie auf Konflikt lösen bei dem Kunden wo der Konflikt bei der Synchronisierung entsteht. |
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Es wird Ihnen nun angezeigt, wo in den Systemen die Daten nicht übereinstimmen. |
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Klicken Sie auf die Daten, welche Sie fortwährend speichern möchten. Diese werden nun dunkel markiert. |
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Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf Abschicken klicken |
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Die Synchronisation wird nun eingerichtet |
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Wenn die Verbindung eingerichtet wurde, erscheint der Kunde unter der Kategorie Synchronisiert |
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(Sie können die Synchronisation zwischen den beiden Systemen jederzeit wieder trennen und auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder verbinden.) |
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Deaktivierung der Synchronisation für einen Kunden
Wenn ein Kunde nur in einem der Systeme angelegt sein soll, z.B, um zeitweilig eine Abrechnung durchzuführen, kann der Kunde von der Synchronisation ausgeschlossen werden.
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Klicken Sie bei dem Kunden auf den Knopf Nicht synchronisieren |
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Die Synchronisation des Kunden ist nun deaktiviert |
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