Wann sollte ich bei der Erstellung von Rechnungen die geplante oder registrierte Zeit verwenden?

Wie kann ich die Einstellungen für die Fakturierung meiner Serviceverträge bearbeiten? 

Wenn Serviceverträge von CleanManager an ein Rechnungsprogramm fakturiert werden sollen, muss der Administrator wählen, ob Kunden die geplante oder verwendete Zeit von Aufgaben in Rechnung gestellt bekommen sollen.

Die geplante Zeit ist die Zeit, die für Aufgaben im Kalender geplant wird. Wohingegen die verwendete Zeit die Zeit ist, welche bei der Ausführung einer Aufgabe tatsächlich angewandt wurde; mit anderen Worten die tatsächlich registrierte Arbeitszeit. (Diese kann entweder beim Ein- oder Auschecken in der App oder von Mitarbeitern, Service-Managern oder Administratoren am Computer im Webbrowser registriert werden.)

Diese Einstellung ist davon abhängig, was mit den Kunden vereinbart wurde.
Beispiel: Bei einem Kundenobjekt wird häufig zu unterschiedlichen Arbeitszeiten gearbeitet und es kann vorkommen, dass die Mitarbeiter länger arbeiten müssen, als vereinbart. Deswegen können die Anzahl der Arbeitsstunden von Monat zu Monat variieren, weshalb die Rechnung erst am Ende des Monats, kalkuliert wird. 

In solchen Fällen ist es ratsam, die Rechnung auf Basis der verwendeten Zeit der Mitarbeiter zu erstellen.

Wenn die Rechnungen abhängig von zuvor vereinbarten Abonnementpreisen sind, bei denen die Rechnung auf den zuvor vereinbarten festen Preisen basiert, ist es das Beste, wenn die Rechnung mit der geplanten Zeit für Aufgaben erstellt wird.

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Geplante oder verwendete Zeit in Rechnung stellen?

Diese Einstellung gibt der Administration die Möglichkeit, Rechnungen basierend auf der geplanten oder verwendeten Zeit zu erstellen.

Um diese Einstellung einzurichten, gehen Sie zu:

Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Fakturakalkulation

Die geplante Zeit ist die im Kalender geplante Zeit der Aufgaben, welche zumeist mit den Kunden im Voraus abgesprochen wurde.  

Wenn mit dem Kunden vereinbart wird, dass dieser für 100 % der geplanten Arbeitszeit in Rechnung gestellt wird, wird diese Einstellung benutzt.

Durch diese Einstellung wird das System fortlaufend Stunden, auf der Basis von der geplanten Arbeitszeit (was bei der individuellen Aufgabe unter Arbeitsstunden insgesamt angegeben ist) fakturiert:

Die verwendete Zeit ist die Zeit, die bei den individuellen Aufgaben registriert wird (und von den Service-Managern/dem Administrator bestätigt werden muss).

Diese Art der Zeitabrechnung wird verwendet, wenn die vereinbarten Aufgaben, flexibler Natur sind. 

Wird eine gewisse Flexibilität, in Bezug auf die zeitliche Begrenzung der Arbeitsaufgaben gestellt, in der Art wie die Mitarbeiter arbeiten und/oder in der Art wie die Kunden in Rechnung gestellt werden, sollte diese Option gewählt werden.   

Die Kundenrechnung wird dadurch, auf der Grundlage von potenziellen Änderungen bei Aufgaben, in Bezug auf deren Dauer, in Verbindung mit der geplanten Zeit für die einzelnen Aufgaben, erstellt: