Einführung in Reinigungskategorien

Reinigungskategorien, auch beschrieben als Aufgabentypen, werden verwendet, um die Aufgabenplanung einer Firma zu kategorisieren.

So kann Ihre Firma, Ihren Kunden verschiedene Formen von Reinigungen anbieten, z.B. Privatreinigungen oder industrielle Reinigungen.

Wenn Sie Reinigungstypen erstellen, können diese zur Planung verwendet werden. Anschließend können die Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter und die Rechnungen für die Kunden, basierend auf der Menge, der in einem bestimmten Zeitraum für die verschiedenen Reinigungstypen geleistete Arbeit, ausgeführt werden.

Reinigungskategorien können auf verschiedene Arten erstellt werden, abhängig davon, ob sie nur in Ihrer Firma verwendet werden und davon, welche Zusatzmodule im CleanManager aktiviert wurden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Reinigungskategorien ändern können und wie Sie Ihre Reinigungskategorien einstellen.

• Wo finde ich die Reinigungskategorien?

• Reinigungskategorien bearbeiten

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Wo finde ich die Reinigungskategorien?

Administratoren können Reinigungskategorien unter Einstellungen sehen und bearbeiten.

	Klicken Sie auf Einstellungen > Reinigungskategorien
	Hier können Sie die Reinigungskategorien Ihrer Firma sehen. Diese sind entweder schon erstellt worden und können angepasst werden, oder Sie können Reinigungstypen erstellen, die zu Ihren Angeboten passen.

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Reinigungskategorien bearbeiten

Hinweis:

Reinigungskategorien bestehen aus verschiedenen Formen von Daten, die in den verschiedenen Spalten angezeigt werden.

Diese variieren, abhängig von den ausgewählten Zusatzmodulen und Einstellungen.

Hier bekommen Sie einen kurzen Überblick, über die Spalten, die angezeigt werden (abhängig von den ausgewählten Zusatzmodulen und Einstellungen):

Allgemeine Einstellungen (kann immer gewählt werden)

• Kann registriert werden

Lohnexport

• Gehaltsart (wird in den Allgemeinen Einstellungen gewählt)
• Mitarbeiterzulage

Rechnung von Serviceverträgen

• Artikel-Nr.
• Artikelname (kann durch Korrigieren der Reinigungskategorie eingestellt werde)
• Aktivieren / deaktivieren der Reinigungskategorie in den Serviceverträgen

In diesem Abschnitt können Sie mehr darüber lesen: 
Beschreibung der verschiedenen Spalten der Reinigungskategorien

 

 

Welche Informationen beinhalten die Reinigungskategorien?

Als Ausgangspunkt haben Reinigungskategorien einen Namen. Es ist auch möglich, diese zu korrigieren, auszublenden, oder zu löschen.

Abhängig von den aktiven Zusatzmodulen oder den gewählten Einstellungen, können Sie als Administrator weitere Funktionen und Informationen zu der Reinigungskategorie hinzufügen, um Ihre Planung, Lohn- und Rechnungsexport zu optimieren (grüne Markierungen).

Wenn Sie die Spalten (nicht) sehen können, können Sie im weiteren Verlauf erfahren, wie Sie diese verwenden oder aktivieren:

Beschreibung der verschiedenen Spalten der Reinigungskategorien:

Name	Name der Reinigungskategorie. Der Name erscheint und ist wählbar, wenn Sie planen. Z.B. bei Aufgaben oder Serviceverträgen ist der Name auch für den Mitarbeiter sichtbar, welcher die im Kalender geplante Aufgabe ausführen soll.
Kann gemeldet werden	Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, neue Aufgaben für die gewählte Kategorie zu erstellen. Sie können damit einscheiden, für welche Kategorien es Mitarbeitern möglich sein soll, eigenständig Aufgaben zu erstellen / beginnen. Dies können z.B. kleinere ad-hoc Aufgaben bei Kunden oder auch Fahrzeiten sein. Mitarbeiter können dadurch Aufgaben in der App oder auch in deren CleanManager Konto erstellen. Aktivieren Sie die Einstellung, um Ihren Mitarbeiter zu erlauben, selber neue Aufgaben zu erstellen / zu beginnen: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Mitarbeiter können Stunden an den ihnen zugeordneten Arbeitsstellen melden?
Gehaltsart	Die Gehaltsartspalte kann den Reinigungskategorien als eine allgemeine Einstellung im CleanManager hinzugefügt werden. Dies geschieht nur sehr selten und auch nur unter besonderen Umständen, deshalb ist es nicht empfohlen, diese zu verwenden. Nutzen Sie Lohn- und Zulagensätze als Standard, um Gehaltsarten bezüglich des Stundenlohns Ihrer Mitarbeiter anzugeben. Wenn Sie das Zusatzmodul Lohnexport aktiviert haben, ist es jedoch möglich zu entscheiden, ob die Gehaltsarten der Reinigungskategorien, anstelle der des Stundenlohns von Lohn- und Zulagensätze, exportiert werden sollen. Um diese Einstellung zu aktivieren, müssen Sie das Zusatzmodul Lohnexport einschalten und danach in den Allgemeinen Einstellungen „Gehaltstyp der Reinigungskategorie verwenden?" aktivieren: Einstellungen > Allgemeine Einstellungen > Lohnexport > Gehaltstyp der Reinigungskategorie verwenden?
Mitarbeiterzulage	Haben Sie das Zusatzmodul Lohnexport aktiviert, ist es möglich verschiedene periodische oder persönliche Zulagen zu erstellen und diese über alle Reinigungskategorien hinweg zu inkludieren. Sollen Aufgaben ausgeführt werden, die eine höhere Belastung für die Mitarbeiter bedeuten oder andere äußere Umstände, die eine höhere Entlohnung für die Mitarbeiter, zusätzlich zu den persönlichen Zulagen erfordern, kann dies bei den Reinigungskategorien angegeben werden. Dadurch können Sie die extra Zulagen für die Reinigungsaufgaben der einzelnen Mitarbeiter automatisieren. Wenn ein Reinigungstyp Sonderzulagen auslösen soll, erscheint folgender Satz auf dem Reinigungstypen: Sonderzulage: 1/2/3 usw. Indem Sie auf das Fragezeichen klicken, dass Sie neben der Zahl finden, können Sie sehen, welche Sonderzulagen von der Reinigungskategorie ausgelöst werden. Dies macht sich auch bei den Persönlichen Zulagen gellten. Bei dem Sie auf das Fragezeichen klicken, können Sie sehen welche Persönlichen Zulagen von der Reinigungskategorie ausgelöst werden. HINWEIS! Damit Persönliche Zulagen ausgelöst werden können, müssen sie sowohl beim Mitarbeiter als auch bei der Reinigungskategorie die Persönlichen Zulagen abhaken. Sollte z.B. Persönliche Zulage 1 beim Mitarbeiter aktiviert sein, aber nicht bei der Reinigungskategorie, so wird diese nicht aktiviert werden, wenn der Mitarbeiter eine Aufgabe ausführt, mit dieser Reinigungskategorie. Um Sonderzulagen zu erstellen oder zu ändern, gehen Sie zu: Einstellungen > Lohn- und Zulagensätze Sie haben auch die Möglichkeit, Reinigungskategorien bei der Lohnabrechnung auszuschließen. Dies hat zur Konsequenz, dass Mitarbeiter für diese Aufgabe keinen Lohn ausgezahlt bekommen. Reinigungskategorie bearbeiten  und deaktivieren der Lohnzulage: Sie können entscheiden, ob periodische Zulagen in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt werden sollen. (Sie können die periodischen Zulagen unter Einstellungen > Lohn- Zulagensätze finden.) Um die periodischen Zulagen für die individuelle Reinigungskategorie zu aktivieren, gehen Sie zu: Reinigungskategorie bearbeitenund aktivieren Sie die Lohnzulage: Sie können entscheiden, ob Überstunden bei den Reinigungskategorien berücksichtigt werden sollen. Sie finden die Überstundenprofile unter Einstellungen > Lohn- und Zulagensätze. Um die Überstundenberechnung zu aktivieren, gehen Sie zu: Reinigungskategorie bearbeitenund aktivieren Sie die Lohnzulage:
Art. - Nr.	Wenn Sie das Zusatzmodul Serviceverträge aktiviert haben, können Sie den Reinigungskategorien eine Artikelnummer zuordnen. Damit haben Sie die Möglichkeit, mehrere für Kunden ausgeführte Aufgaben des gleichen Reinigungstypen, auf einmal in Ihr Finanzsystem zu exportieren. Dies ist allerdings abhängig davon, wie Sie ihre Serviceverträge eingestellt haben. Wenn es vorkommen sollte, dass die Art.-Nr. nicht vom System validiert werden kann, liegt es daran, dass der Artikel nicht in Ihrem Finanzsystem erstellt worden ist. Uniconta: Wenn Sie z.B. Uniconta als Ihr Finanzsystem verwenden, können Sie Informationen zur Verwendung des Systems in den unten stehenden Links abrufen: Kunden anlegen Artikel anlegen Artikelname:  Der Artikelname wird nicht in der Tabelle angezeigt, kann aber ebenfalls unter „Reinigungskategorie bearbeiten" erstellt werden. Sie können entweder einen Artikelnamen wählen oder Sie können die Leistung im Notizfeld, bei der Planung von Aufgaben beschreiben. Dies kann dann, wenn ausgewählt, als Artikelnamen verwendet werden. Die erste Zeile kann so lang sein, wie Sie möchten. Wenn Sie auf „Enter" klicken, lösen Sie einen Zeilensprung aus, was zur Folge hat, dass alles Weitere, was Sie schreiben, nicht mehr mit einbezogen wird.
Grundpreis	Hier können Sie einen Grundpreis für Ihre Reinigungskategorien angeben. Der Grundpreis kann entweder als pro Stunde oder pro Aufgabe eingestellt werden. Pr. Stunde: Z.B. wird pr. Stunde bei Aufgaben wie Privatreinigungen verwendet, wenn Aufgaben in Bezug auf die geplante oder angewendete Zeit der Aufgabe abgerechnet werden sollen. Pro. Aufgabe: Z.B. wird pro Aufgabe oft bei Fachreinigungen angewandt, bei denen die Reinigungsbedingungen häufig auf der Vereinbarung eines Normalpreises beruhen. Z.B. bei einer Wagenreinigung, wird oftmalsmals ein Preis pro Wagen gefordert und nicht auf Basis der angewandten Zeit. Durch die Anwendung von Grundpreisen (welche auch unausgefüllt bleiben können. Stattdessen können Sie den Preis für die Leistung in Ihren Serviceverträgen, für jeden Kunden einzeln festlegen) können Sie Preissteigerungen und andere Änderungen für Ihre Kunden durchführen, indem Sie nur den Grundpreis der Reinigungskategorien ändern, ohne die Serviceverträge alle einzeln ändern zu müssen.
Funktionen	Die Spalte Funktionen zeigt die Einstellungen an, welche Sie für die Reinigungskategorien in Ihrem System verwenden können.  Sie können die Reinigungskategorien bearbeiten, ausblenden oder löschen. Erfahren Sie mehr in diesen Artikeln: - Reinigungskategorien bearbeiten - Reinigungskategorien ausblenden - Reinigungskategorien löschen Aktivieren / deaktivieren von Reinigungskategorien: Wenn Sie das Zusatzmodul Serviceverträge aktiviert haben, können Sie diese Funktion nutzen. Sie können diese Funktion anwenden, um Ihre Reinigungskategorien entweder zu aktivieren oder zu deaktivieren. Dies gilt dann für alle Ihre Serviceverträge. Entweder bei allen Abrechnungsintervallen oder bei bestimmten Intervallen.

INFO:

Wenn Sie ein Zusatzmodul oder eine Einstellung löschen, wird das System immer noch Ihre alten Informationen speichern, z.B. Gehaltsart und Artikelnummer, damit diese bereitstehen, wenn Sie das Zusatzmodul wieder aktivieren.

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre erste Reinigungskategorie erstellen:

Reinigungskategorien erstellen