Mitarbeiterdaten für Import vorbereiten

Wie bereite ich meine Mitarbeiterdaten für den Import in den CleanManager vor?

Wenn Sie die Integration zum Dateiimport von Mitarbeiterdaten eingerichtet haben, können Sie jetzt damit anfangen, Ihre Mitarbeiterdaten zu dem für den Import notwendigen CleanManager Format, einzurichten. 

Sollten Sie unsicher sein, was ein Dateiimport ist und wie er vonstattengeht, können Sie in diesem Artikel mehr darüber erfahren: Wie funktioniert ein Dateiimport von Excel?

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, welche Mitarbeiterdaten Sie importieren können und wie Sie Ihr Arbeitsblatt einrichten müssen, damit es für den Import in den CleanManager bereit ist:

• Mitarbeiterdaten, die importiert werden können

• Dateien bereitmachen für den Import

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Mitarbeiterdaten, die importiert werden können

In der Tabelle sehen Sie in der Spalte Spaltenüberschrift die Daten, die Sie importieren können (z.B. die P.-Nr.)

In der Spalte Dateiformat können Sie sehen, welche Formatierung Sie anwenden müssen, wenn Sie Ihre Mitarbeiterdaten einfügen (z.B. Buchstaben und Ziffern (min. 1 Zeichen, max. 10 Zeichen)).

In der Spalte Beispiel können Sie sehen, wie die Daten beispielsweise aussehen müssen (z.B. 1).

Spaltenüberschrift	Dateiformat	Beispiel
P.-Nr.	Buchstaben und Ziffern (min. 1 Zeichen, max. 10 Zeichen)	1
Gehaltsnummer	Ziffern und Buchstaben	123456789
Name	Alle Zeichen, min. 1, max. 100 Zeichen	Heino Kieslich
Adresse	Alle Zeichen, max. 100 Zeichen	Stadtstraße 123
Postleitzahl	Alle Zeichen, max. 10 Zeichen	42103
Stadt	Alle Zeichen, min. 1, max. 30 Zeichen	Wuppertal
Land	Zwei Buchstaben	DE
Steuer-ID	Ziffern, 8 Zeichen	12345678
BLZ	Ziffern, 4 Zeichen	1000
Kontonr.	Ziffern, 15 Zeichen	00012345
Ländervorwahl	+ Zeichen und Ziffern, + Zeichen können weggelassen werden	+49
Telefon-Nr.	Ziffern, eventuell inklusive Ländervorwahl (z.B. +49, +41 usw.)	123456789
Arbeitstelefon-Ländervorwahl	+ Zeichen und Ziffern, + Zeichen können weggelassen werden	+49
Arbeitstelefon-Nr.	Ziffern, eventuell inklusive Ländervorwahl (z.B. +49, +41 usw.)	987654321
E-Mail	Eine gültige E-Mail-Adresse	[e-mail]
Angestellt seit	Datum im Format TT/MM/JJJJ (oder das Datumszellenformat aus Excel)	01/01/2020
Angestellt bis	Datum im Format TT/MM/JJJJ (oder das Datumszellenformat aus Excel)	01/01/2020
Aktiv	Ja oder nein	Ja

Hinweis:

Die Spalte Aktiv gibt an, ob der gegebene Mitarbeiter synchronisiert werden soll. Wenn Sie Nein eingeben, wird der Mitarbeiter nicht importiert.

Wenn Sie Mitarbeiterdaten vom System aus exportieren, werden folgende Spalten nebenbei noch inkludiert werden:

Berufsbezeichnung	Die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters	Service-Manager
Gruppe	Mitarbeitergruppe	Fensterreiniger
Erstellt	Das Erstelldatum des Mitarbeiters im CleanManager	01-01-2023

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Dateien bereitmachen für den Import

Sie können Ihre eigene Exceldateien verwenden, in denen Sie normalerweise Ihre Mitarbeiterdaten aufbewahren oder Sie können unsere Vorlagen verwenden, um Ihre Daten einzurichten, bevor Sie Ihren Mitarbeiterimport beginnen. 

Ihre eigenen Dateien müssen modifiziert werden, sodass die Spalten die gleichen Überschriften haben und die Informationen in den korrekten Zeilen eingefügt sind, wie Sie sie im Abschnitt Mitarbeiterdaten, die importiert werden können, sehen können.

Die Reihenfolge Ihrer Spalten, beeinflusst nicht Ihren Import, es ist jedoch wichtig, dass die Überschriften korrekt geschrieben sind. Dies gilt auch für die Groß- und Kleinschreibung. Wenn irgendwas nicht korrekt angegeben ist, werden Sie im Import Fehlermeldungen erhalten.

Arbeitsblatt-Vorlagen:

Erfahren Sie im folgenden Abschnitt mehr darüber, wie Sie Arbeitsblatt-Vorlagen für den Import von Mitarbeiterdaten herunterladen und sie darauffolgend mit Ihren Mitarbeiterdaten ausstatten:

	Gehen Sie im Menü zu Mitarbeiter > Mitarbeiterdaten
	Klicken Sie danach auf den Knopf Daten Exportieren

Beispiel: 

In diesem Beispiel können Sie sehen, was die Dateien beinhalten, wenn Sie sie herunterladen:

In diesem Beispiel haben wir dem Arbeitsblatt neue Mitarbeiter hinzugefügt, die wir importieren möchten:

Hinweis zu CSV-Dateien:

In Excel und ähnlichen Rechnungsprogramme werden lange Zahlen trunkiert.

Dies bedeutet, dass die Zahlen gekürzt werden zu z.B. 1.235E+09.

Um dies zu umgehen, bevor die CSV-Datei gespeichert wird, müssen die Zellen formatiert werden.

Wählen Sie die notwendigen Zellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und klicken Sie auf Zellen formatieren.

Gehen Sie danach zur Kategorie Benutzerdefiniert und klicken Sie auf die 0. Dadurch werden alle Zahlen inkludiert (in diesem Beispiel 10) und können dadurch korrekt exportiert werden.

Nachdem Sie Ihr Arbeitsblatt vorbereitet haben und es als XLSX oder CSV-Datei gespeichert haben, können Sie mit dem Synchronisierungsprozess beginnen.

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Sie können nun Ihre Mitarbeiterdaten importieren und synchronisieren:

Mitarbeitersynchronisierung

Wenn Sie mehr über den Synchronisierungsprozess erfahren wollen, lesen Sie folgenden Artikel:

Wie funktioniert die Synchronisierung?