Kom godt i gang med rengøringstyper

Introduktion til rengøringstyper

Rengøringstyper, eller mere alment beskrevet "opgavetyper" bliver anvendt til at kategorisere en virksomheds opgaveplanlægning.

Tilbyder din virksomhed forskellige former for rengøring til jeres kunder som f.eks. privatrengøring eller erhvervsrengøring, så er disse ydelser nogle af de basale rengøringstyper som du kan oprette.

Når du opretter rengøringstyperne kan de anvendes til at planlægge arbejde for kunderne og efterfølgende kan der køres løn til medarbejderne og faktureringer til kunder afhængigt af den mængde arbejde der er udført for de forskellige rengøringstyper i en given periode.

Rengøringstyper kan opsættes på forskellige måder afhængigt af hvordan de skal kunne bruges for jeres virksomhed og afhængigt af hvilke moduler som er aktiveret i CleanManager.

Her i artiklen kan du se, hvor du kan ændre i dine rengøringstyper og hvordan du foretager opsætning til dine indstillinger for en rengøringstype.

• Hvor finder jeg mine rengøringstyper

• Indstillinger til rengøringstyper

---

Hvor finder jeg mine rengøringstyper

Administratorer kan se og opsætte rengøringstyper under indstillinger.

	I menuen, vælg Indstillinger > Rengøringstyper
	Her kan du se virksomhedens rengøringstyper. De er enten allerede oprettet og klar til redigering, eller I kan begynde at tilpasse rengøringstyperne så de passer til de ydelser som I tilbyder.

---

Indstillinger til rengøringstyper

OBS:

Rengøringstyper består af de forskellige tilknyttede data som er fremvist i de forskellige kolonner.

Disse kolonnedata kan variere afhængigt af tilvalgte moduler og indstillinger.

Her kan du se et hurtigt overblik over de kolonner, som kan blive inkluderet afhængigt af tilvalg af moduler og indstillinger:

Se også mere i afsnittet: 
Beskrivelse af de forskellige kolonner i rengøringstyper

Generelle indstillinger (kan altid tilvælges)

• Kan indmeldes

Eksport til lønsystem

• Lønart (tilvælges i generelle indstillinger)
• Medarbejdertillæg

Fakturering af serviceaftaler

• Varenr.
• Varenavn (Indstilles ved at redigere rengøringstypen)
• Grundpris
• Aktivér/deaktiver rengøringstype på serviceaftaler  
  
  

 

Hvilke informationer kan en rengøringstype indeholde?

På det mest basale niveau har rengøringstyper et navn. Det er også muligt at bruge funktioner til at redigere, skjule eller slette dem.

Afhængigt af de moduler som er aktive, eller de indstillinger som du har sat, kan du som administrator tilføje flere funktioner og informationer til din rengøringstype til at optimere din planlægning, løn- og fakturaeksport. (grønne markeringer)

Kan du se (eller ikke se) nogle af disse kolonner, så læs mere om dem herunder i tabellen om hvordan du bruger dem eller får dem aktiveret:

Beskrivelse af de forskellige kolonner i rengøringstyper:

Navn	Navnet på en rengøringstype. Navnet fremgår, og er valgbart, når du skal foretage planlægning. F.eks på opgaver og serviceaftaler, og er også det navn som medarbejderen ser som skal udføres på en planlagt opgave i kalenderen.
Kan indmeldes	Ved at aktivere den generelle indstilling "kan indmeldes", kan du gøre det muligt for medarbejdere at oprette nye opgaver på valgte rengøringstyper.  Du kan derved selektivt bestemme hvilke rengøringstyper som skal være mulige for medarbejderne at starte/oprette på egen hånd. Det kan eksempelvis være små ekstra ad-hoc opgaver hos kunder, eller kørsels.  Medarbejderne kan derved oprette opgaver fra appen eller fra deres konto i CleanManager. Du kan aktivere muligheden for at medarbejdere selv kan oprette/starte nye opgaver her: Indstillinger > Generelle indstillinger > Medarbejdere kan indmelde timer på de arbejdspladser, de er tilknyttet?
Lønart	Lønart-kolonnen kan inkluderes på rengøringstyperne som en generel indstilling i CleanManager. Dette gøres meget sjældent og kun ved specielle opsætninger, og det frarådes derfor at anvende dem. Se derfor løn og tillægssatser for at angive lønarter på normal vis i henhold til medarbejderes timeløn.  Har du aktiveret modulet Eksport til lønsystem er det dog muligt at tilvælge at eksportere lønarter fra rengøringstyperne i stedet for lønarter fra timeløn i løn- og tillægssatser.  For at aktivere denne opsætning skal du aktivere eksport til lønsystem modulet, og herefter tilvælge Benyt lønart fra rengøringstype i de generelle indstillinger som du finder her: Indstillinger > Generelle indstillinger > Eksport til lønsystem: > Benyt lønart fra rengøringstype?
Medarbejdertillæg	Har du aktiveret modulet Eksport til lønsystem er det muligt at oprette og inkludere forskellige Periodiske eller Personlige tillæg på tværs af rengøringstyper. Er der arbejde som skal udføres, som medfører arbejdsmæssig belastning på medarbejdere, eller andre omstændigheder som kræver en højere lønning af medarbejdere ud over deres personlige tillæg, så kan disse tillæg inkluderes på rengøringstyperne. Det er derved muligt at styre de ekstra tillægssatser automatisk for de rengøringsopgaver som medarbejderne skal udføre. Hvis en rengøringstype udløser et enkelt særligt tillæg eller flere, vil følgende sætning fremgå på rengøringstypen: Særlige tillæg: 1/2/3 osv. Ved at trykke på spørgsmålstegnet ved siden af tallet, kan man se, hvilke særlige tillæg, der er sat til at blive udløst af rengøringstypen. Det samme gør sig gældende for de personlige tillæg, hvor man også ved at trykke på spørgsmålstegnet kan se, hvilke personlige tillæg der er sat til at blive udløst, af rengøringstypen. OBS! For at et personligt tillæg skal kunne udløses, er det nødvendigt at tillægget er slået til hos den enkelte medarbejder, samt rengøringstypen. Hvis f.eks. Brancheanciennitets 1 tillæget er slået til hos medarbejderen, men ikke hos rengøringstypen, betyder det at medarbejderen ikke vil få de 2,77 kr. ekstra i timen, når de udfører en opgave med den pågældende rengøringstype. For at oprette og ændre i dine særlige tillægs indstillinger, se:  Indstillinger > Løn- og tillægssatser Det er også muligt at ekskludere en rengøringstype fra at blive medregnet til lønberegning. Altså vil medarbejderen ikke få udbetalt løn til denne type af planlagte opgaver. Rediger Rengøringstypen og deaktiver denne lønindstilling: Det er muligt at vælge om periodiske tillæg skal udløses i lønberegningen. (Du finder de periodiske tillæg i Indstillinger > Løn- og tillægssatser. For at aktivere periodiske tillæg på den individuelle rengøringstype: Rediger Rengøringstypen og aktiver denne lønindstilling: Det er muligt at vælge om Overtid skal udløses på individuelle rengøringstyper. Du finder overtidsprofiler i Indstillinger > Løn- og tillægssatser. For at aktivere overtidsberegningen på den individuelle rengøringstype: Rediger Rengøringstypen og aktiver denne lønindstilling:
Varenr.	Har du aktiveret modulet fakturering af serviceaftaler kan du indstille dine rengøringstyper til at indeholde varenumre. Herved kan du eksportere mængden af dine udførte opgaver for kunderne til den tilsvarende varetype i dit økonomisystem. Dette er afhængigt af hvordan du har valgt at opsætte dine serviceaftaler. Oplever du at et varenr. ikke kan valideres af systemet ? Dette skyldes at du ikke har oprettet varen/ydelsen i dit økonomisystem. e-conomic: Bruger du e-conomic som økonomisystem, kan du her finde vejledninger til hvordan du opretter og tilpasser varer i e-conomic som du efterfølgende kan referere til her i varenr.: Oprettelse af vare eller ydelse Håndtering af vare eller ydelse Varenavn: Varenavn bliver ikke fremvist i tabellen, men kan også indstilles her i din rengøringstypes indstillinger. Enten kan du indtaste et varenavn, eller du kan beskrive din ydelse på notefeltet på dine opgaver som planlægges. Disse notefelter kan derved (hvis afkrydset) blive anvendt som varenavn. 1. linje kan være så lang som du ønsker den skal være, du skal blot ikke trykke på "enter" på keyboardet, hvor du derved laver linjeskift og det efterfølgende ikke bliver inkluderet.
Grundpris	Her kan du inkludere en grundpris på din rengøringstype. Denne grundpris kan indstilles til enten at være pr. time eller pr. opgave.  Pr. time: F.eks. anvendes pr. time ved opgaver som privatrengøring, som ønskes afregnet i forhold til den afsatte eller anvendte tid på en given opgave.  Pr. opgave: F.eks. anvendes pr. opgave ved skurvognsrengøring, hvor forholdende ved rengøringen ofte er baseret på at der er aftalt en normal pris pr. skurvogn som rengøres. Ved at anvende grundpriser (som også kan være blankt, og du derved regulerer ydelsens pris i dine serviceaftaler pr. kunde) kan du regulere prisstigninger eller andre ændringer for dine kunder ved kun at regulere din grundpris her i rengøringstypen uden at du skal regulere alle dine serviceaftaler manuelt.
Funktioner	Kolonnen Funktioner dækker over de indstillinger du kan sætte for din rengøringstype i systemet.  Du kan som standard redigere, skjule eller slette din rengøringstype. læs mere i artiklerne: - Rediger rengøringstyper - Skjul rengøringstyper - Slet rengøringstyper Aktivér/deaktiver rengøringstype: Hvis du har aktiveret modulet "fakturering af serviceaftaler" kan du bruge funktionen  "Aktivér/deaktiver rengøringstype" . Du kan anvende denne funktion til at aktivere eller deaktivere dine rengøringstyper på alle dine serviceaftaler på enten alle faktureringsintervaller eller på specifikke intervaller. Læs mere om faktureringsintervaller i artiklen:  Introduktion til faktureringsintervaller

INFO:

Hvis du fjerner et modul eller en indstilling, vil systemet stadig gemme dine gamle informationer på f.eks. lønarter og varenumre, så de er til rådighed igen, hvis du vælger at genoprette modulet eller indstillingen igen.

Se hvordan du opretter din første rengøringstype her:

Opret rengøringstype